Finden Sie hier stetig neue Tipps für den Umgang mit der Software Skip5 Auftrag.

Preisanpassung für Artikeldaten vornehmen
Skip5 bietet die Möglichkeit, Preisanpassungen mit fixem oder prozentualem Betrag vorzunehmen. Die kann für einzelne Artikel, Artikelober- und Artikelgruppen oder über die gesamten Artikeldaten vorgenommen werden. Sie finden die Option unter "Stammdaten/Design/Tools/Verwaltung Preise". Wichtig hierbei ist, dass ein Start- und Enddatum für die Artikelpreise eingegeben werden. Wir empfehlen VOR der Preisänderung ein Backup des Mandanten vorzunehmen via Systemoptionen.

Tipp: Neue UID-Nummer für alle Vorlagen einbinden.
Ab 01.01.2014 ist es pflicht, anstatt der jetzigen MWST-Nr. die UID-Nr. auf allen Rechnungsformularen auszuweisen. Die Nummer kann wie folgt geändert werden. Unter "System/Optionen" unter dem Punkt MWST-Nummer kann die neue UID-Nr. eingetragen werden. Falls in Ihrem Mandant in den Vorlagen der Platzhalter ##myMwstNr verwendet wird, erscheint nach der Anpassung in den Systemoptionen bereits die neue UID-Nr. Falls die Mwst-Nr. fix in den Vorlagen eingebunden ist, kann diese via "Stammdaten/Design/Tools/Vorlagen" über den Link DESIGNER pro Vorlage angepasst werden.

Tipp: Arbeiten und drucken gleichzeitig.
Skip5 bietet die Möglichkeit, sämtliche Belege via Spool zu drucken. Der Vorteil zeigt sich vor allem in der Ausgabe von Umsatzstatistiken oder Inventurlisten. Beim normalen Druck kann es sein, je nachdem wiviele Artikel verwendet werden, die Ausgabe einige Sekunden dauern kann und in diesem Zeitraum nicht mehr mit dem Mandanten weitergearbeitet werden kann. Wird der Druck via Spool definiert, so wird der Druckauftrag im Hintergrund gestartet. Während dieser Zeit kann mit dem Mandanten weiterhin gearbeitet werden. Ob der Druck bereits fertiggestellt ist, kann jederzeit via Button "Druckgut" am rechten, äusseren Rand des Mandanten überprüft werden.

Wie können die Nummernkreise für die Belege hinterlegt werden?
Für jeden Beleg kann ein Nummerkreis definiert werden. Dieser dient dazu, die Startnummer und alle nachfolgenden Belegennummern zu definieren. Pro Beleg muss ein unterschiedlicher Nummernkreis definiert werden. Die Nummernkreise können unter "System/Optionen" definiert werden.

Wie kann eine Inventur rückgängig gemacht werden?
Die letzte Inventur eines Lagers kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Dies ist von Vorteil wenn ein Fehler bei der Verbuchung der Inventur geschehen ist. Unter dem Punkt "Lager/Lagerorte" wird über das Dropdown-Menü das gewünscht Lager ausgewählt. Unterhalb erscheint bereits das Datum der letzten Inventur. Diese kann nun über den Link Letzte Inventur löschen rückgängig gemacht werden. Diese Funktion kann für alle Lager benutzt werden.

Zahlungsvariante Paypal in den eShop einbinden
Der eShop bietet Ihnen diverse Zahlungsvarianten zum Einbinden an. Sehr einfach und schnell eingebunden ist die Variante mit Paypal. Dazu benötigen man nur ein Paypal-Konto, dass über den Namen der Firma läuft. Danach können Sie unter "Shop/Diverse Einstellungen/Optionen" unter dem Punkt Parameter Zahlsysteme (gelten für alle Vorlagen) die E-Mailadresse von Paypal hinterlegen und speichern. Sofern der Platzhalter für Paypalzahlungen in der Vorlage "bez_bezahlen" vorhanden ist, wird die Zahlungsvariante nun zum Einkaufen im eShop zur Verfügung stehen.

Was bedeutet Buchungslogik und wie kann diese definiert werden?
Unter Buchungslogik versteht man die Logik der Lagerbestandsführung der einzelnen Lager. Mit der Logik kann entschieden werden, ob ein Minusbestand im Lager zugelassen werden soll oder nicht. Die Buchungslogik können Sie wie folgt einstellen. Wählen Sie unter "Lager/Lagerorte" über die Auswahl das gewünschte Lager aus. Darunter befindet sich der Punkt Buchungslogik, indem Sie die verschiedenen Varianten der Buchungslogik befinden. Achten Sie darauf, während des laufendes Geschäftsjahres die Buchungslogik nicht umzustellen. Die Logik kann für jedes einzelne Lager separat definiert werden.

Sicherheit des Mandanten gegen externe Einflüsse gewährleisten
Von Zeit zu Zeit empfiehlt es sich, dass Passwort für den Mandanten-Zugriff zu ändern. Dieser Vorgang soll nicht nur Ihre Daten, sondern auch Ihren Benutzer vor externen Einflüssen schützen. Das neue Passwort können Sie unter "System/Optionen" unter dem Punkt Anmeldedaten erfassen. Damit die Änderung wirksam wird, ist eine Abmeldung und erneute Anmeldung des Benutzers notwendig.

Benutzerdaten für Ausdrucke definieren
Damit Ihre Daten wie die Adresse, E-Mail oder Telefonnummer in den Belegvorlagen angezeigt werden, können diese einmalig hinterlegt werden für alle Belegvorlagen. Die Benutzerdaten können via "System/Optionen" unter dem Punkt Benutzerdaten f. Ausdrucke erfasst werden. Damit die Daten nun noch in den Vorlagen erscheinen, benötigt es bestimmte Platzhalter dafür. Die Platzhalter für die vollständige Adresszeile sind bereits in den Systemvorlagen enthalten. Weitere Platzhalter zur Ergänzung der Informationen finden Sie via "Stammdaten/Design / Tools/Vorlagen über den Link DESIGNER.

Wie definiert man Stücklisten?
Um eine Stückliste zu definieren, braucht es zuerst einen Hauptartikel. Dieser kann wie üblich im Artikelstamm erfasst werden, der einzige Unterschied ist der Typ des Artikels. Der Hauptartikel muss als "Setartikel" erfasst werden. Die Stückliste kann nun via Link "Stückliste definieren" zusammenstellen. Die Artikel der Stückliste können als Verkaufsartikel hinterlegt werden, ausser es handelt sich wieder um einen Artikel der nochmals eine Stückliste enthält. Sobald alle Artikel erfasst sind, kann die Stückliste gespeichert werden. Falls Änderungen der Stückliste nötig sind, kann diese beim Hauptartikel via Link "STÜCKLISTE bearbeiten" angepasst werden.

Mengenrabatte in Belegpositionen automatisch berechnen lassen
Sobald ein Mengenrabatt beim Artikel hinterlegt ist, können diese für sämtliche Belege und im eShop verwendet werden. Damit die Mengenrabatte in den Belegpositionen automatisch berechnet werden, gibt es eine neue Funktion in den Systemoptionen. Durch Einschalten der Funktion "Auswahltabellen Belegpositionen - Mengenrabatte automatisch", werden die Mengenrabatte noch der Anpassung der Artikelmenge in der Position automatisch berechnet. Somit wird verhindert, dass ein Mengenrabatt bei den Belegpositionen vergessen geht.

Wie kann ein Lieferant als Standardlieferant eines Artikels hinterlegt werden?
Jedem Artikel kann ein Standardlieferant zugeteilt werden. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass bei der nächsten Bestellung des Artikels automatisch auf den hinterlegten Lieferanten zugegriffen wird, und die Suche nicht manuell durchgeführt werden muss. Gehen Sie dazu zum gewünschten Artikel und wählen unter dem Punkt "Preise / Details" den gewünschten Lieferanten aus und setzen das Flag bei "Standard-Lieferant". Der Standardlieferant kann jederzeit geändert werden.

Textblöcke für Belege definieren
Oft werden in Belegen zusätzliche Texte benötigt mit ergänzenden Informationen dazu. Damit diese Textblöcke nicht für jeden Beleg wieder neu geschrieben werden müssen, können diese vordefiniert werden. Unter "Stammdaten/Design / Tools/Textblöcke" können die Texte definiert werden. Die Textblöcke eignen sich vor allem für wiederkehrende Belege. Falls der Text danach beim Ausdruck des Beleges nicht angezeigt wird, fügen Sie den Platzhalter "##Textblock" in der Vorlage an der gewünschten Position ein.

Löschen von Lieferadressen nicht möglich.
Es kann immer wieder vorkommen, dass Lieferadressen von Kunden nicht mehr benötigt werden und aus dem Mandanten gelöscht werden sollen. Skip5 lässt dies standardmässig nicht zu, sobald die Lieferadresse in einem Beleg verwendet wurde. Damit eine Löschung trotzdem möglich wird, kann unter "System/Option" das Flag bei "Löschen von Lieferadressen trotz Verwendung in Belegen zulässig" gesetzt werden. Die Lieferadresse kann nun in der besagten Adresse gelöscht werden. In allen Belegen, bei denen die Lieferadresse hinterlegt war, erscheint nun im Stichwortfeld die Information, was für eine Lieferadresse dies war. Somit kann, falls die Lieferadresse zur Nachverfolgung wieder benötigt wird, diese im Beleg kontrolliert werden.

Wie können individuelle Artikel/Leistungen pro Adresse erfasst werden?
In vielen Unternehmungen tritt die Situation auf, dass pro Kundengruppe oder Kunde unterschiedliche Preise verwendet werden. Im Adressstamm haben Sie die Möglichkeit, über den Link "Individuelle Artikel/Leistungen", den Kunden spezielle Preise auf die Artikel zu geben. Sie können nicht nur einen neuen, verübergehenden Preis definieren, sondern dem Artikel auch eine kundenspezifische Artikelnummer, ein Mengenrabatt, Staffelpreise und ein Datum ab wann der Preis gültig sein soll hinterlegen und dies pro Artikel. Diese Preise werden nicht nur für die Auftragsbearbeitung verwendet, sondern auch im eShop.

Wie können Artikel manuell eingelagert werden?
Wenn Sie einen Artikel einlagern möchten, der noch keinen Lagerbestand aufweist oder neu als Lagerartikel geführt werden soll, gehen Sie wie folgt vor. Unter "Lager/Lagerzugang / Abgang" können Sie als erstes das gewünschte Ziellager auswählen, darunter den gewünschten Artikel, wenn vorhanden die Chargen- oder Seriennummer, die Einheit und die gewünschte Menge die eingelagert werden soll. Achten Sie darauf, einen Text als Anmerkung einzugeben, da dies zwingend benötigt wird. Danach können Sie die Eingabe speichern, die Lagermenge wird zum Artikel hinzugefügt. In derselben Eingabemaske können auch Abgänge oder Lagerumbuchungen getätigt werden.

Wie können Belegvorlagen Adresstypen zugeordnet werden?
Skip5 bietet Ihnen die Möglichkeit, Belegvorlagen direkt den unterschiedlichen Adresstypen zuzuordnen. Der Vorteil ist, dass danach in der Belegmaske immer die korrekte Belegvorlage verwendet wird und nicht zuerst ausgewählt werden muss. Diese Einstellungen können unter dem Punkt "Stammdaten/Hilfsstammdaten/Diverse/Adresstypen" vorgenommen werden. Die Belegvorlagen können für die Kommunikation, einkaufs- und verkaufseitig als Standard eingerichtet werden.

Wie kann ein Lager als Standardlager erfasst werden?
Ein Standardlager bringt den Vorteil mit sich, dass jedes Mal, wenn ein neuer Artikel angelegt wird, direkt das Standardlager beim Artikel hinterlegt wird. Zu beachten ist, dass wenn mehrere Lager geführt werden, nur ein Lager als Standardlager definiert werden kann. Diese Option finden Sie unter "Lager/Lagerort" und kann beim gewünschten Lager per setzen eines Haken akiviert/deaktiviert werden.

Wie können adressbezogene Rabatte hinterlegt werden?
Rabatte können nicht nur auf Adresstypen oder in einem Beleg, sondern auch direkt bei einem beliebigen Kunden hinterlegt werden. Wählen Sie dazu die gewünschte Adresse aus und klicken danach auf den Link "Adressbezogene Rabatte". Nun besteht die Möglichkeit, einerseits bereits hinterlegte Rabatte zuzuordnen, andererseits auch neue Rabatte hinzuzufügen. Optional können die Rabatte auch nur einkaufseitig hinterlegt werden. Die Rabatte selbst können Sie für die Artikelobergruppen, Artikelgruppen oder einen einzelnen Artikel hinterlegen. Wird nach der Speicherung der Rabatte ein Artikel der "Adressbezogenen Rabatte" vom besagten Kunden gekauft, greift dieser automatisch.

Wie kann ein hinterlegtes Textdokument vom Artikel mit einem Beleg mitgesendet werden?
Bei jedem Artikel besteht die Möglichkeit, ein Textdokument zu hinterlegen. Dies ist vor allem hilfreich, wenn zusätzliche Informationen zum Artikel wie eine technische Beschreibung hinterlegt werden soll. Dazu wählt man den gewünschten Artikel aus und im Feld "Textdokument" können Sie Ihren Computer durchsuchen nach der gewünschten Datei und diese zum Artikel hinzufügen. Aktiviert man nun noch die Option "Dokumente / Mails als PDF-Anhang versenden" in den Systemoptionen, wird das Textdokument mit dem Beleg als PDF-Anhang versendet.

Wie können Belege zusätzlich mit einer Kopie versendet werden?
Wird ein Beleg per E-Mail versendet, besteht die Möglichkeit, eine Kopie an eine weitere Person zu senden. Ist der Beleg für den Versand bereit, klicken Sie zuvor auf "Notiz / Quickmail". In der neuen Eingabemaske kann nun unter "Mailadresse Cc" eine weitere E-Mailadresse hinterlegt werden, die eine Kopie erhalten soll. Der Vorteil ist, dass Belege, welche mehrere Personen betreffen ohne grossen Aufwand versendet werden können.

Wie können typenbezogene Rabatte für die Adressen hinterlegt werden?
Typenbezogene Rabatte sind Rabatte, welche auf einen gesamten Adresstyp angewendet werden. Zum Beispiel für alle Adressen mit dem Adresstyp "A-Kunde". Die typenbezogenen Rabatte können unter "Stammdaten/Hilfsstammdaten/Diverse/Adresstypen" für jeden Adresstyp definiert werden. Diese Option eignet sich vorallem, wenn mit unterschiedlichen Adresstypen gearbeitet werden, die auch verschiedene Rabattsätze haben. Der Vorteil ist dass nicht für jeden einzelnen Kunden, sondern direkt für den ganzen Adresstyp die Rabatte definiert werden können. Die Rabatte können für die Artikelober-, Artikelgruppen bis hin zum einzelnen Artikel hinterlegt werden.

Steuerschlüssel als Standard definieren.
Damit beim Anlegen eines Artikels nicht jedes Mal die Steuerschlüssel neu hinterlegt werden müssen, können diese im System als Standard definiert werden. Diese Option wird unter "System/Option" hinterlegt. Beim nächsten Anlegen eines Artikels werden die Steuerschlüssel automatisch eingetragen.

Wo können Übersetzungen eingepflegt werden.
Im Register "Stammdaten/Design/Tools/Diverse Übersetzungen" können die Übersetzungen für die Einheiten, Merkmale, Artikelobergruppen und Artikelgruppen hinterlegt werden. Der Vorteil ist, dass Belegvorlagen und Shopvorlagen nicht immer wieder angepasst werden müssen für die Fremdsprachen. Zudem können die Artikelobergruppen und Artikelgruppen für das Shop-Menü übersetzt werden, falls kein dynamisches Menü verwendet wird.

Meldung: Löschung nicht möglich (AuftragStamm) beim Löschen einer Adresse
Beim Löschen von Adressdaten kann die Meldung "Löschung nicht möglich (AuftragStamm)" auftauchen. Diese Meldung erscheint, wenn bereits Aufträge für die besagte Adresse erstellt wurden. Damit die Adresse gelöscht werden kann, müssen zuerst die Aufträge gelöscht werden. Vor der Löschung vergewissern Sie sich, dass die Aufträge für die Nachverfolgung nicht mehr benötigt werden. Sind die Belege entfernt, kann auch die Adresse gelöscht werden. Diese Meldung kann auch wie folgt auftreten:
(Mahnungen) -> Mahnung vorhanden
(OffertStamm) -> Offerte vorhanden
(FakturaStamm) -> Rechnung vorhanden
(Wareneingang) -> Eingangsrechung vorhanden
(BestellungStamm) -> Bestellung vorhanden
(ProduktLieferant) -> Lieferschein vorhanden

Wie können Mengenrabatte hinterlegt werden?
Es besteht die Möglichkeit, Mengenrabatte für die Artikel zu hinterlegen. Diese Einstellungen finden Sie unter "Stammdaten/Hilfsstammdaten/Diverse/Preissysteme/Mengenrabatte". Dem Mengenrabatt muss eine Bezeichnung gegeben werden, danach können Sie die einzelnen Mengenstaffel definieren. Nach erfolgreicher Speicherung stehen diese zur Verfügung. Im Artikelstamm unter dem Punkt "Mengenrabatt" kann über ein Dropdown Menü der gewünschte Mengenrabatt ausgewählt und danach verwendet werden.

Artikelgruppe für neues Sortiment anlegen
Wird in der Unternehmung ein neues Artikelsortiment aufgenommen, besteht die Möglichkeit, auch eine eigene Artikelgruppe dafür zu erstellen. Der Vorteil ist, dass Sie bei jediglichen Statistiken oder Suchfunktionen die Möglichkeit haben, den Filter auf eine Artikelgruppe festzulegen. Unter "Stammdaten/Hilfstammdaten/Diverse/Artikel-Gruppen" können Sie eine neue Artikelgruppe definieren oder bestehende Artikelgruppen ändern.

Zweitwährung im eShop einbinden
Wird eine Zweitwährung im eShop gebraucht, kann diese wie folgt für den eShop eingerichtet werden.Unter "Shop/Diverse Einstellungen/Optionen" beim Punkt "Alternativ- Zweitwährung" kann die Zweitwährung ausgewählt und darunter der aktuelle Kurswert eingetragen werden. Diese Option ist sehr hilfreich, wenn keine Zweitwährung beim Artikel hinterlegt ist und diese nun für den eShop gebraucht wird. Der Vorteil des fixen Kurswertes ist, die Kursdifferenzen müssen nur an einem Ort angepasst werden und nicht bei allen Artikeln einzeln.

Wie können Mahnspesen und Kulanztage definiert werden?
Mahnspesen und Kulanztage können unter „Stammdaten/Hilfsstammdaten/Konditionen/Zahlungskonditionen“ erstellt werden. Diese Einstellungen können Sie für alle Mahnstufen definieren, die Spesen werden danach automatisch beim Ausdruck der Mahnung dazugerechnet. Achten Sie darauf, auch den Betrag als Text in den Vorlagen der jeweiligen Mahnstufe anzupassen.

Indivduelle Datenfelder erstellen
In der Profi-Version besteht die Möglichkeit, individuelle Datenfelder zu erstellen. Diese finden Sie unter "System/Optionen/Individuelle Datenfelder". Unter "Tabelle - Datenbank" kann ausgewählt werden, ob das Feld im Adress- oder Artikelstamm, bei den Ertragskonten, den Belegpositionen oder Belegkopfdaten erstellt werden soll. Danach können Sie dem Feld eine Bezeichnung geben und auswählen, ob es ein Textfeld, logisches Feld, eine Datumsanzeige oder ein Nummernfeld sein soll. Solche Felder eignen sich gut, um zusätzliche Informationen abzuspeichern, die sonst in den Stammdaten nicht hinterlegt werden können.

Benutzer-Berechtigungen einstellen
Sie haben die Möglichkeit, wenn mehrere Benutzer auf denselben Mandanten zugreifen, die Berechtigungen der einzelnen Benutzer zu definieren. Die Berechtigungen werden unter "System/Optionen/Pflege Kalenderstamm / Berechtigungen" zugewiesen. Unter "Auswahl" können Sie den gewünschten Benutzer auswählen und bei "Rechte Allgemein" bestimmen, auf welche Daten der Benutzer Zugriff hat.

Hinweis „Löschung nicht möglich (AuftragStamm)“
Wenn Sie eine Adresse aus Ihrem Adressstamm löschen möchten und es erscheint die Meldung „Löschung nicht möglich (AuftragStamm)“ weisst dies darauf hin, dass Belege mit dieser Adresse erstellt wurden, die noch nicht abgeschlossen sind. Um die noch offenen Belege zu finden, empfehlen wir Ihnen, in der Ablaufverfolgung der jeweiligen Adresse zu suchen.

Briefpapier als Druckvorlage einrichten
Sie haben die Möglichkeit, ihr eigenes Briefpapier für die Belege zu erstellen. Unter "Stammdaten/Design/Tools/Vorlagen" können Sie eine neue Vorlage erstellen. Achten Sie darauf, dass der "Typ" der Vorlage "Briefpapier" ist. Die Vorlage für das Briefpapier dient dazu, z.B. ihr Firmenlogo, die Firmenadresse oder Textblöcke einzufügen, die immer auf einem Beleg ersichtlich sein sollen. Wählen Sie beim Erstellen einen Namen dafür aus und bearbeiten Sie die Vorlage über "DESIGNER" Wurde die Vorlage erstellt, können Sie nun die gewünschte Vorlage, die auf das erstellte Briefpapier gedruckt werden soll, auswählen und unter "Druck auf Briefpapier" Ihre erstellte Briefpapier-Vorlage auswählen und speichern. Von nun an wird der Beleg immer auf das erstellte Briefpapier gedruckt.

Neues Bankkonto
Wenn Sie ein neues Bankkonto haben, dann können Sie dies zuerst unter "Stammdaten / Hilfsstammdaten / Geldverkehr / Interne Geldkonten" anlegen. Anschliessend können Sie im jedem neu erstellten Beleg das neue Bankkonto zuweisen. Sie finden in jedem Beleg das Auswahlfeld "Interne Bank", wählen Sie hier das entsprechende Konto aus.

Wie können zusätzliche Adresstypen erfasst werden?
Zusätzliche Adresstypen können unter „Stammdaten/Hilfsstammdaten/Diverse/Adresstypen“ angelegt werden. Hier können sie für den neu angelegten Adresstyp auch die bevorzugten Belegvorlagen hinterlegen.

Wie können Vorgabewerte für allgemeine Datenfelder definiert werden?
Die Vorgabewerte für die allgemeinen Datenfelder können unter „System/Optionen“ beim Menüpunkt „Allgemeine Datenfelder“ definiert werden. Dies macht Sinn, wenn sie beim Neuanlegen einer Adresse automatisch z.B. das Feld Preistyp oder die Preisgruppe befüllt haben wollen. Die Vorgabewerte der allgemeinen Datenfelder können für die Adressen, Artikel und Lieferadressen definiert werden.

Nach Anpassung der Reihenfolge von Ansprechpersonen wird die Adresse in der Adress-Recherche nicht mehr gefunden
Wenn Sie die Reihenfolge von den Ansprechpersonen in den Adressen anpassen und es keine "erste" Ansprechperson mehr gibt, kann es sein dass die Firma in der Adress-Recherche nicht mehr angezeigt wird. In der Adress-Recherche ist Standardmässig das Flag "nur Person 1 anzeigen" aktiviert. Wenn Sie dieses entfernen, wird ihnen wieder die Adresse mit allen vorhandenen Ansprechpersonen angezeigt.

Rechnung mit Status „in Arbeit“ erscheint in den offenen Posten
Für die OP-Liste werden grundsätzlich auch Rechnungen mit dem Status "in Arbeit" berücksichtigt. Die Status "in Arbeit" sowie "versendet" dienen der Übersicht für den Benutzer. Eine offene Rechnung in Ihrer Auftragsbearbeitung bleibt eine offene Rechnung und Bedarf eines Ausgleichs.

Wie kann in skip5 eine Datensicherung erstellt werden?
Bevor relevante Änderungen in skip5 vorgenommen werden, empfehlen wir ihnen, eine Datensicherung zu machen. Die Funktion finden sie in folgendem Menü „System/Optionen“ unter dem Punkt „BACKUP / RESTORE“ rechts oben in der Maske. Klicken sie darauf und in der neu aufgegangenen Eingabemaske klicken sie auf „BACKUP / SNAPSHOT der Datenbank erstellen“ und ihre Daten werden gesichert. Bitte beachten sie, dass die Wiederherstellung der Datenbank aus obigem Backup auf eigene Verantwortung erfolgt und bewirkt unter Umständen einen nicht beabsichtigten Verlust sämtlicher Daten, die nach diesem Backup erstellt bzw. verändert wurden.

Suche anhand von Lieferadresse
Wenn Sie in einer Adresse eine Lieferadresse erfasst haben, können Sie die Adresse auch anhand von der Lieferadresse suchen. Aktivieren in der Suchmaske das Flag „LiefAdr“. Sie können nun in der Volltextsuche auch die Felder von der Lieferadresse eingeben, die Suche berücksichtigt unter anderem „Firma“, „PLZ/Ort/Land“ und „Stichwort“.

Recherche nach Inhalt von Individuellem Datenfeld
Individuelle Datenfelder können in der Suchmaske nicht angezeigt werden, da die bei jedem unterschiedlich sind. Trotzdem ist die Recherche nach Inhalt von diesen Feldern möglich. Gehen Sie dazu in die Suchmaske. Rechts oben finden Sie den Button „Indiv. Datenfelder“. Klicken Sie diesen an, so erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Individuellen Datenfelder. Schränken Sie nun Ihre Suchkriterien ein und starten Sie wie gewohnt den Suchlauf.

Newsletter versenden
• Erstellen Sie Ihren Newsletter unter „Stammdaten / Design / Tools / Vorlagen“.
• Anschliessend können Sie via „Kommunikation/Rundschreiben“ einen neuen Datensatz anlegen.
• Definieren Sie, ob es sich um einen Postversand oder um ein eMail handelt.
• Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und geben Sie einen Betreff ein.
• Via Empfänger auswählen, befinden Sie sich in der Maske von der Adress-Recherche. Hier können Sie frei definieren welche Empfänger Ihren Newsletter erhalten sollen.
• Aktivieren Sie das Flag „Halten“ damit Sie weitere Adressen hinzufügen können.
• Mithilfe des Buttons „Trefferliste übernehmen“, gelangen Sie wieder in die Maske von Ihrem Newsletter.
• Fügen Sie hier allenfalls noch Anmerkungen hinzu oder planen Sie einen Folgetermin, beispielsweise für eine Nachfass-Aktion.
• Via „Bearbeiten Dokument“, können Sie in Ihrem Dokument noch Änderungen vornehmen.
• Via „Vorschau / Muster mit erster Adresse“ erhalten Sie einen Überblick wie der Versand bei Ihrem Kunden ankommt.
• Anschliessend können Sie den Newsletter versenden.

Beim Löschen von Adresse erscheint der Hinweis „Löschung nicht möglich (ResDetails)“
Dieser Hinweis bedeutet dass diese Adresse in einem bestehenden Projekte verwendet wird.

Vertreterabrechnung mit verschiedenen Vertreter-Typen
Neu kann in Skip5 anhand verschiedener Vertreter-Typen die Vertreterabrechnung automatisiert Abgerechnet werden.
- Legen Sie dazu zuerst einen Artikel an welcher zu Letzt auf der Eingangsrechnung erscheinen soll.
- Aktivieren Sie das Flag „Vertreterabrechnung über Vertretertypen und mehreren Vertretern je Adresse “ in den Systemoptionen.
- Unter „System / Optionen / Vertretertypen“ können Sie nun verschiedene Vertretertypen anlegen. Beispielsweise „Aussendienst“
- Erfassen Sie nun die verschiedenen Adressen mit den Vertretern. In der Ansprechperson können Sie auswählen um welchen Vertreter-Typen es sich handelt. Aktivieren Sie hier die Flags ob es sich um einen Externen Vertreter handelt, und ob dieser MWST-Pflichtig ist.
- Hinterlegen Sie nun in den Adressen den entsprechenden Vertreter. Sie können hier neu auch mehrere Vertreter erfassen.
- Hinterlegen Sie nun in den Artikeln, wie der Provisions-Satz für die verschiedenen Vertreter-Typen ist.
- Nun können Sie in regelmässigen Abständen eine genaue Vertreterabrechnung machen. - Wenn es sich um einen Externen Vertreter handelt, können Sie neu aus der Maske „Vertreterabrechnung“ mit dem Button „ER - externe Vertreter“ direkt eine Eingangsrechnung generieren.
Bitte beachten Sie: Die neue Möglichkeit der Vertreterabrechnung mit Vertretertypen sollte nicht mit der Klassischen Variante der Vertreterabrechnung vermischt werden. Wenn Sie sich für die Vertreterabrechnung mit verschiedenen Vertreter-Typen entscheiden, sollten Sie Ihren Mandanten im Voraus bereinigen.

Festlegen und Erfassen von Bonitäten für Ihre Kunden
Standardmässig sind in Skip5 die Bonitäten "Normal", "Gesperrt" und "Kreditlimite 5‘000" vorhanden. Wenn Sie noch zusätzliche Kreditlimiten erfassen wollen, beispielsweise "Kreditlimite 1‘000", können Sie dies via "Stammdaten / Hilfstammdaten / Geldverkehr / Bonitäten". Hier können Sie auch festlegen, ob nach der Überschreitung der Bonität eine Belegsperre verhängt werden soll. Wenn dieser Kunde nun mehr als CHF 1‘000.- bei Ihnen offen hat, erscheint automatisch eine Meldung die Sie darauf aufmerksam macht, dass dieser Kunde bereits seine Bonität ausgeschöpft hat.

Artikel mehreren Artikelgruppen im eShop zuweisen
Neu besteht die Möglichkeit einen Artikel im Skip5 eShop auch mehreren Artikelgruppen zuzuweisen. Wenn Sie sich unter „Stammdaten/Artikel / Leistungen“ befinden sehen Sie die Option „Shopanzeige in Artikelgruppen“. Mit „bearbeiten“ gelangen Sie in eine Übersicht mit allen bestehenden Artikelgruppen. Sie können nun mit Hilfe der Pfeile entscheiden in welchen zusätzlichen Gruppen der ausgewählte Artikel ebenfalls angezeigt werden kann. Bitte beachten Sie dass diese Funktion nur in Verbindung mit dem Dynamische Menu zur Verfügung steht. ACHTUNG: Legen Sie bitte zuerst eine Datensicherung an.

Download von .csv-Datei
Beim Herunterladen von einer .csv-Datei kann es vorkommen, dass ein Fenster kurz aufgeht und schnell wieder verschwindet. Damit Sie die .csv-Dateien herunterladen können, nehmen Sie folgende Änderungen in Ihrem Browser in den Internetoptionen unter Sicherheitseinstellungen vor:
- Aktivieren Sie „Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads“
- Aktivieren Sie „Dateidownload“
- Aktivieren Sie „Schriftartdownload“
Anschliessend können Sie den Export nochmals starten.

Lieferkonditionen mit automatischer Berechnung
Damit Sie die Lieferkonditionen nicht manuell eingeben müssen, gehen Sie wie folgt vor: Unter "Stammdaten/Hilfsstammdaten/Konditionen/Lieferkonditionen" können diese hinterlegt werden. Wählen Sie die gewünschte Lieferart unter "Auswahl" aus oder erstellen eine Individuelle über "neuer Datensatz". Nun können Sie unter "Versandspesen / Lieferkosten" Ihre Konditionen eintragen, sei es abhängig von Gewicht oder Belegsumme.

Abweichende Lieferadresse
Wenn man unter "Stammdaten/Kunden" einen Kunden mit Adresse hinterlegt, gibt es auf der rechten Seite der Eingabemaske die Option "neue Lieferadresse".. Geben Sie dort die abweichende Lieferadresse ein. Für die Belege wird nun die Adresse verwendet, die man direkt in den Stammdaten beim Kunden hinterlegt hat und für die Lieferung wird die Lieferadresse unter "neue Lieferadresse" verwendet.

Abweichende Rechnungsadresse
Wenn Sie abweichende Rechnungsadressen haben, der Umsatz aber dennoch auf die Adresse im Auftrag gehen soll, so können Sie die Rechnungsadresse als Referenzadresse erfassen. Legen Sie eine zusätzliche Belegvorlage an, die so gestaltet ist, dass die Anschrift auf die Referenzadresse lautet. Ordnen Sie nun dieser neuen Belegvorlage die entsprechende Adresse zu. Dies können Sie via Stammdaten/Design / Tools/Vorlagen unter der Option „Verwendung bei Adressen (nur Belege)“. Somit wird bei künftigen Belegen für diese Adresse automatisch die richtige Belegvorlage ausgewählt.

Anlegen von Varianten-Artikel
Es besteht die Möglichkeit einem Artikel verschiedene Varianten zuzuweisen. So hat der Kunde die Auswahl zwischen verschiedenen Ausführungen eines Produktes. Beispielsweise kann der Artikel in verschiedenen Farben bestehen: blau, rot und schwarz oder verschiedene Grössen S, M, L und XL. Wenn Sie einen Artikel mit mehreren Varianten anlegen wollen, so können Sie in der Artikelgruppe das entsprechende Merkmal definieren z.B. „Grösse“. Sobald dieses Merkmal vorhanden ist, erscheint im Artikel-Detail ein zusätzliches Feld „Grösse“. In diesem können Sie nun die Grösse erfassen. Sie haben nun auf der Artikelmaske, sowie in der Belegserfassung jeweils die Übersicht welche Varianten bestehen. Sie können für jeden Artikel bis zu fünf verschiedene Varianten und uneingeschränkte Anzahl Merkmale festlegen. Ein Poloshirt können Sie beispielsweise mit Farbe und Grösse versehen.

Bestellungen aus Auftrag (manuell) unabhängig von der Bestellart erstellen
Wenn Sie für den Bestellvorschlag die Logik „nach Bestand“ verwenden und Sie dennoch aus einem Auftrag eine einzelne Bestellung generieren wollen, können Sie unter "System/Optionen" die Option "Bestellungen aus Auftrag (manuell) unabhängig von der Bestellart erstellen" verwenden. Der Artikel erscheint bei Aktivierung dieses Flags auf dem Bestellvorschlag und es kann manuell eine Bestellung aus einem Auftrag erstellt werden. Dies kann hilfreich sein, wenn beispielsweise eine Lieferung vom Lieferanten direkt zum Kunden geht.

Automatische Verrechnung von regelmässigen Kosten
Wenn Sie für Ihre Kunden eine Dienstleistung oder ein Produkt erbringen, welche regelmässige Rechnungen erzeugt, können Sie bereits im Auftrag erfassen, dass die Rechnung via Rechnungslauf automatisch ausgegeben wird.

Legen Sie beim Artikel zuerst fest, ob dieser monatlich oder jährlich verrechnet wird. Dies können Sie in dem Feld rechts von der Gruppenzuordnung.

Wählen Sie Monatsmiete, wenn dieser Artikel einen Preis pro Monat hat. Wählen Sie Jahresmiete, wenn dieser Artikel einen Preis pro Jahr hat.

Achtung: Die Einheit sollte übereinstimmen.

Erfassen Sie anschliessend eine passende Zahlungskondition. Wenn die Rechnung nun jedes halbe Jahr erscheinen soll, dann können Sie beispielsweise die Zahlungskondition „halbjährlich“ erfassen.

Untenstehend können Sie die Kulanztage und Mahnspesen festlegen.

Daneben finden Sie das Feld „Anzahl Einheiten“, hier legen Sie fest, wieviele Einheiten mit dieser Zahlungskondition verrechnet werden.
Im Beispiel „halbjährlich“, setzen Sie hier eine „6“ ein, weil jeweils 6 Monate (siehe Artikel) verrechnet werden.

Wenn Sie nun einen Auftrag erfassen, können Sie die Position mit 1 Monat erfassen. Hier können Sie eine allfällige Laufzeit angeben.
Wichtig: geben Sie ein Startdatum ein.

Hinterlegen Sie nun in diesem Auftrag die entsprechende Zahlungskondition.

Wenn der Rechnungslauf regelmässig gestartet wird, erscheint die Rechnung im entsprechenden Rhythmus und Sie können sich einiges an manuellem Aufwand ersparen.

Dies können Sie auch für monatliche, jährliche und weitere regelmässige Verrechnungen anwenden.

Differenzen in der Umsatzstatistik
Sollte der Fall vorkommen dass sich in der Umsatzstatistik Differenzen zwischen dem Total und den Obergruppen ergibt, überprüfen Sie ob Sie Rechnungen erstellt haben mit Positionen welche keinem Artikel und somit keiner Gruppe bzw. Obergruppe zugeordnet sind.

Sollte dies der Fall sein, ist dies der Ursprung für Differenzen.

Beim Druck von den Mahnungen erscheint die Meldung „Seite nicht gefunden“, oder "Druckvorlage konnte nicht gefunden werden"
Diese Meldungen weisen darauf hin, dass nicht für alle Mahnstufen eine Vorlage vorhanden ist. Überprüfen Sie unter "Stammdaten / Design/Tools / Vorlagen" ob alle Vorlagen vorhanden sind.

Es braucht je eine Vorlage für die Stufen 1, 2, 3 und 4.

Sollte eine fehlen, kopieren Sie eine bestehende, benennen diese um und passen „Typ“ auf die entsprechende Mahnstufe an.

Natürlich müsste dann auch der Text der Mahnung noch angepasst werden.

Sollte die Vorlage bereits vorhanden sein, die Meldung erscheint aber dennoch überprüfen Sie in alles vier Mahnstufen ob der „Typ“ mit der Vorlage übereinstimmt.

Bitte auch hier: Immer zuerst eine Datensicherung machen.

Trotz ausgewählter Liefer- und/oder Zahlungskondition erscheint auf dem Beleg nichts
Falls Sie in einem Beleg eine Liefer- und/oder Zahlungskondition auswählen, aber auf dem Beleg auf nicht erscheint, überprüfen Sie bitte ob Sie in der entsprechenden Liefer- und/oder Zahlungskondition ebenfalls einen Langtext erfasst haben.

Auf dem Beleg erscheint immer der in der Kondition erfasste Langtext, daher ist es wichtig auch dieses Feld auszufüllen.

Wie kann man auf Einkaufspreise einer Preisgruppe oder des Lieferanten zugreifen?
Um Anpassungen der Einkaufspreise einer Preisgruppe oder des Lieferanten anzupassen, gehen Sie wie folgt vor: Unter „Stammdaten/Artikel/Leistungen/Preise/Details“ können Sie über "neuer Eintrag" die Preise und auch die Preisgruppen definieren. Sind bereits Preisgruppen für einen Artikel definiert, klicken Sie beim gewünschten Artikel auf die zu veränderbare Preisgruppe und schon können die Anpassungen vorgenommen werden.

Positionen im Beleg lassen sich nicht mehr löschen
In letzter Zeit erhalten wir häufig die Anfrage, dass Positionen in einer Rechnung nicht mehr gelöscht werden können. In diesem Fall bitten wir Sie, den Status oberhalb der Positionen anzuschauen. Ist der Status auf „versendet“, ist die Aussage korrekt, die Positionen können nicht mehr gelöscht werden. Stellen Sie den Status um auf „in Arbeit“ und das Löschen funktioniert wieder.

Debitorenverluste verbuchen
Wenn Sich ein Debitorenverlust ergibt, können Sie wie folgt vorgehen:

Legen Sie im Auftrag via Stammdaten/Hilfsstammsaten/Geldverkehr/Banken einen neuen Bankbezug an.

Erfassen Sie als Fibu – Konto das Konto „3905 – Debitorenverluste“.

Wählen Sie den Typ „Kasse“.

Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung zum Beispiel „Verlust aus Forderungen“

Nun können Sie die offenen Posten auf diesen Bankbezug buchen. So erscheinen die offenen Posten nicht mehr in der OP-Liste und sind mit dem richtigen Konto verbucht.

Beachten Sie auch hier: Bitte zuerst eine Datensicherung anlegen.

Importieren und Exportieren von Artikel- oder Adressdaten
Für einen Import von Artikeln empfehlen wir zuerst einen Export zu erstellen.
EXPORT:
************
Gehen Sie dafür wie folgt vor:
- Wenn dies der erste Export ist, gehen Sie zuerst unter System/Optionen auf „Allgemeine Datenfelder“ und wählen bei „Tabelle – Datenbank“ Adressen aus, speichern, anschliessend bei „Tabelle – Datenbank“ Artikel auswählen und speichern und dasselbe für Lieferadressen.
- Anschliessend können Sie unter System/Schnittstellen einen neuen Datensatz anlegen.
- Wählen Sie um welchen „Datentyp“ es sich handelt, zum Beispiel „Artikel mit Details“.
- Die ID wurde automatisch erstellt.
- Wählen Sie Export und geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, diese wird in Skip5 gespeichert, zum Beispiel „Artikel_mit_Details“
- Ebenfalls können Sie der Datei unter „Dateiname (Export)“ einen Namen geben zum Beispiel „Export_Skip5_ Artikel_mit_Details_20110722“.
- Starten Sie den Export.
- Nun erhalten Sie ein .csv-File, mit dem können Sie wie mit Excel arbeiten.
Sollte nur kurz ein Fenster aufgehen und wieder verschwinden können Sie in Ihrem Browser in den Internetoptionen, unter Sicherheitseinstellungen folgende Änderungen vornehmen: - Aktivieren Sie „Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads“
- Aktivieren Sie „Dateidownload“
- Aktivieren Sie „Schriftartdownload“
Anschliessend können Sie den Export nochmals starten.

IMPORT:
************
- Nehmen Sie das Export-File als Vorlage und füllen Sie alle Daten unter dem entsprechenden Titel ein.
- Achten Sie auf mögliche Formatierungen.
- In der letzten Spalte muss jede einzelne Zelle einen Inhalt vorweisen.
- Speichern Sie anschliessend das File als .csv-Datei ab.
- Wenn Sie die Datei nochmals ändern wollen, empfehlen wir diese als Excel zu bearbeiten und anschliessend die .csv-Datei zu überschreiben.
- Stellen Sie vor dem importieren der Daten sicher dass sich niemand in der Software eingeloggt hat und zurzeit arbeitet.
- Anschliessend können Sie unter System/Schnittstellen einen neuen Datensatz anlegen.
- Wählen Sie um welchen „Datentyp“ es sich handelt, zum Beispiel „Artikel mit Details“.
- Die ID wurde automatisch erstellt.
- Wählen Sie Import und geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, diese wird in Skip5 gespeichert, zum Beispiel „Artikel_mit_Details“
- Starten Sie den Import.

Bevor Sie weiterarbeiten überprüfen Sie bitte ob alles stimmt.

WICHTIG in jedem Fall: Machen Sie zuerst eine Datensicherung!

Wie ist das Handling wenn eine Zahlung bereits manuell erfasst wurde und noch von der Bank kommt?
Sollte sich der Fall ergeben, dass Sie eine Zahlung bereits manuell erfasst haben und diese nun von der Bank nochmals kommt können Sie wie folgt vorgehen:

Falls vorhanden, verbuchen Sie zuerst die Zahlungseingänge die neu sind via "Unverbuchte Zahlungseingänge verbuchen".

Nun verbleiben noch die Zahlungen welche Sie bereits manuell erfasst haben, diese können Sie wie einen normalen Datensatz, wie auch sonst aus der Software gewohnt löschen.

ACHTUNG: Achten Sie aber darauf, dass dies wirklich nur Zahlungen betrifft welche Sie manuell erfasst haben, und nicht eine Doppelzahlung des Kunden vorliegt.

Bei Unsicherheit empfiehlt es sich, vorher eine Datensicherung zu machen.

Varianten und Zwischentotal visuell hervorheben
Um Varianten und/oder Zwischentotale visuell hervorzuheben können Sie dies via Stammdaten/Design / Tools/Vorlagen bearbeiten.

Wählen Sie den Beleg den bearbeiten wollen und öffnen Sie mit Hilfe des Buttons „DESIGNER“.

Gehen Sie nun auf Positionstabelle und wählen Sie die entsprechende Zelle(n) aus und machen Sie den entsprechenden Platzhalter fett oder farbig in dem Sie auf HTML-Code umschalten und die entsprechenden Tags einfügen.

Zum Beispiel: < STRONG >##Zwi(Gesamt)< /STRONG >

Die Zwischensumme würde in diesem Fall nun immer in Fett erscheinen sobald Sie bei der Positionserfassung „Zwischentotal“ auswählen.

Für den gewünschten Effekt ist natürlich wichtig, die bearbeitete Vorlage für den Druck zu verwenden.

Bei Unsicherheit, legen Sie am besten zuerst eine Kopie an.

Einzelne Platzhalter in Formularen nicht anzeigen wen sie leer sind
Grundsätzlich ist es empfehlenswert die Formulare in HTML zu formatieren.

Auch darauf zu achten ist dass sich keine Styles selbstständig erzeugen, da sich diese von Skip5 nicht umsetzen lassen.

Wenn Sie nun z.B. bei der Anschrift einer Adresse keine Leerzeile wollen, wo das Postfach wäre, wenn eine vorhanden, fügen Sie an der gewünschten Stelle einfach folgenden Tag ein:

Zahlungseingang Debitoren mit Differenz zum Rechnungsbetrag
Manchmal ergibt sich aus rechnerischen Gründen, das ein Kunde CHF 0.05 zu viel oder zu wenig einzahlt.

Die Handhabung ist jedoch in beiden Fällen sehr unterschiedlich:

- Wenn zu wenig gezahlt wurde, können Sie im Zahlungseingang einfach den „Saldo ausgleichen“.

- Wenn aber zu viel bezahlt wurde, muss ein zweiter Bankbezug angelegt werden; z.B. „Skonto“ und die Differenz muss auf diesen Bankbezug gebucht werden. Das heisst pro Zahlung mit abweichendem, positivem Betrag müssen zwei Zahlungseingänge erfasst werden.

Rundschreiben langsam mit anschliessender Error-Meldung von PDF-Generator
Wenn Sie einen Text aus einem Word-Dokument in ein Schreiben kopieren dass Sie drucken wollen, kann es dazu kommen dass dies länger dauert und anschliessend eine Error-Meldung erscheint.

Dies kommt daher dass die Vorlagen alle auf HTML basieren. Wenn ein Text aus einem anderen Dokument z.B. aus Word in die Vorlage kopiert wird, kann es zu Komplikationen zwischen dem HTML-Code und dem Render von Ihrem PDF-Drucker kommen.

Daher empfehlen wir, die Texte entweder via HTML zu bearbeiten, oder direkt im Designer erstellen.

So kann dieses Verhalten stets umgangen werden, und Ihre Schreiben können im Nu versendet werden.